Pourquoi vous joindre à nous?
Vous souhaitez vous joindre à une société immobilière mondiale et innovante qui bâtit des collectivités et met les gens en contact avec des lieux exceptionnels? Si c’est le cas, nous aimerions vous raconter notre histoire.
Chez Oxford, notre culture est vraiment unique. Dans l’ensemble des secteurs d’activité et partout dans le monde, nous saisissons la complexité des situations et saisissons les occasions qui se présentent avec rapidité et agilité. Nous sommes ambitieux et humbles, tournés vers l’avenir et axés sur le service. Nous accomplissons nos tâches et nous nous amusons en les faisant! Nous sommes très fiers de contribuer aux collectivités où nous vivons. Nous croyons que ce qui est bon pour l’environnement est bon pour les affaires. Ensemble, nous proposons des expériences exceptionnelles à plus de deux millions de clients par jour.
OVERVIEW
The objective of Oxford Properties Group multi-residential property management is to provide a unique, industry-differentiating customer experience, through the relentless pursuit of superior customer satisfaction, innovation in marketing, leasing, staff professionalism, technology utilization, and property operations.
The Assistant Operations Manager / Supervisor union employees is important to the successful operation of the LaCite community by enhancing the value of the properties. The AOM is expected to assist supervisor and PM manage the physical asset and a large operations staff with respect to major repairs, day-to-day operations, the daily maintenance of the building(s) and surrounding property, the implementation and coordination of pro-active repairs and service improvements for the mechanical systems by maximizing the long-term life cycle of building components. Oversee both occupied and vacant unit repairs and maintenance, energy conservation initiatives, employee training and support and deliver superior customer service and quality assurance while achieving cost-effectiveness. The AOM must have excellent communication skills, work flexible hours including month-end and on-call requirements. A positive attitude within a learning environment is essential, and participation in company training and development workshops/seminars will be necessary for continued development.
RESPONSIBILITIES
Customer Service:
- Give daily direction and leadership to the union staff reporting to this position – all cleaners
- Establish effective ongoing maintenance programs and high service levels for resident service requests.
- Coordination of major repair projects.
- Coordination of the suite turnover program – including pre-inspections of turnover units to be done via Suitespot.
- Monitor in-suite repairs.
- Oversee common area repairs and maintenance.
- Ensure work is completed following all union contract, code and occupational health & safety guidelines.
- Quality assurance.
- Contract management related to maintenance and service contracts.
- Knowledge and effective use of building automation systems already in place.
- Budgeting/expense/inventory control.
- Maintain an overall focus on enhancing the customer experience.
- Foster a strong customer service culture amongst all staff.
- Promote a strong sense of community.
Management and Administration:
- Supervise union staff, service providers and contractors and oversee quality of work performed.
- Oversee all union payroll related tasks and ensure that payroll is submitted in timely fashion
- Assist supervisor with all HR related matters pertaining to the union staff, assist with CRTs as needed
- Monitor and effectively manage 310-MAXX service requests to ensure they are completed as per company protocols; obtaining optimum resident satisfaction level.
- Coordinate month-end turnover duties: scheduling of contractors and staff for turnover of suites.
- Ensure the efficient and profitable operation of the property by issuing and tracking work and purchase orders, and monitoring expense to budget.
- Complete thorough orientation and training of new and existing staff according to established policy and procedure.
- Comply with regular fire and life safety standards including monthly testing and annual drills.
- Ensure a thorough knowledge and understanding of emergency procedures including fire, flood and mould remediation for all staff.
- Maintain all logs and safety checks.
- Coordinate incoming and outgoing suite inspections and document as required in collaboration with the Resident Managers.
- Oversee ordering of maintenance supplies and complete regular inventories; including not limited to turnover supplies, occupied repairs & maintenance supplies, alliance and tools inventory.
- Be familiar with and adhere to the company’s Health and Safety policy.
- Ensure all vendors and contractors comply with the established health and safety policy.
- Ensure effective communication with residents, consistent with expectations of Provincial guidelines, when any capital projects are undertaken.
- Participate in special projects from time-to-time as assigned by the supervisor.
Maintenance:
- Have a practical knowledge and understanding of all maintenance systems (pumps, emergency generators, HVAC, boilers, chillers, swimming pools, sprinklers, etc.).
- Assist supervisor with the effective monitoring and control of all building access including cylinder lock and electronic systems.
- Assist supervisor with the general maintenance in parking lots, mechanical rooms, rooftops and other common areas.
- Assist supervisor with overseeing work completed by fire and life safety systems contractors to ensure required maintenance and repairs are completed properly.
- Assist supervisor with ensuring all mechanical and exit doors are secure and properly functioning at all times. Secure laundry rooms, recreation areas, locker rooms, and other common element areas at prescribed times.
- Assist with supervising snow removal duties and ensure complete sand and salt logs are properly maintained
- Assist with ensuring waste and recycling duties are completed on established pick-up days, including the safe operation of equipment hauling machinery and maintain a positive working relationship with City collectors or contracted vendors.
- Assist – as needed – with capital project activities on site and advise the supervisor and / or Property Manager of any concern.
- Wear prescribed Personal Protective Equipment (PPE) when required to do so.
- Ensure a complete knowledge and understanding of the safe handling of cleaning materials (WHMIS), and ensure that all direct reports complete WHMIS on yearly basis, and ensure contractors and vendors comply with safe handling guidelines.
REQUIREMENTS
- Experience managing large facilities, including large number of staff
- The ability to work independently with a flexible schedule that includes on-call service, evenings, weekends and holidays
- A passion for excellence in customer service delivery.
- Ability to resolve issues in a timely and professional manner.
- Strong interpersonal skills. Excellent customer service, organization and communication skills.
- Understanding of the mechanical, electrical, unit renovation and building automation workings in a fast-paced multi-residential building environment.
- Experience in inspecting quality of workmanship and thoroughness.
- Proficient computer skills.
- Comfortable in a training role.
- Managing in a unionized environment an asset.
APERÇU
L'objectif de la gestion immobilière multirésidentielle d'Oxford Properties Group est de fournir une expérience client unique et différenciante dans l'industrie, grâce à la recherche incessante d'une satisfaction client supérieure, de l'innovation en matière de marketing, de location, de professionnalisme du personnel, d'utilisation de la technologie et d'exploitation immobilière.
Le directeur adjoint des opérations / superviseur des employés syndiqués est important pour le bon fonctionnement de la communauté LaCite en améliorant la valeur des propriétés. L'AOM devrait aider le superviseur et le PM à gérer les actifs physiques et un important personnel d'exploitation en ce qui concerne les réparations majeures, les opérations quotidiennes, l'entretien quotidien du ou des bâtiments et des propriétés environnantes, la mise en œuvre et la coordination des projets. -réparations actives et améliorations du service pour les systèmes mécaniques en maximisant le cycle de vie à long terme des composants du bâtiment. Superviser les réparations et l'entretien des unités occupées et vacantes, les initiatives d'économie d'énergie, la formation et le soutien des employés et fournir un service client et une assurance qualité supérieurs tout en atteignant la rentabilité. L'AOM doit avoir d'excellentes compétences en communication, travailler selon des horaires flexibles, y compris les exigences de fin de mois et de garde. Une attitude positive dans un environnement d’apprentissage est essentielle, et la participation à des ateliers/séminaires de formation et de développement en entreprise sera nécessaire pour un développement continu.
RESPONSABILITÉS
Service client:
- Donner une direction et un leadership quotidiens au personnel syndical relevant de ce poste – tous les nettoyeurs
- Établir des programmes de maintenance continue efficaces et des niveaux de service élevés pour les demandes de service des résidents.
- Coordination de projets de réparations majeures.
- Coordination du programme de rotation des suites – y compris les pré-inspections des unités de rotation à effectuer via Suitespot.
- Surveiller les réparations en salle.
- Superviser les réparations et l'entretien des aires communes.
- S'assurer que le travail est terminé conformément à toutes les conventions collectives, au code et aux directives en matière de santé et de sécurité au travail.
- Assurance qualité.
- Gestion des contrats liés aux contrats de maintenance et de service.
- Connaissance et utilisation efficace des systèmes d'automatisation du bâtiment déjà en place.
- Contrôle de la budgétisation/dépenses/inventaire.
- Maintenir une concentration globale sur l'amélioration de l'expérience client.
- Favoriser une solide culture de service à la clientèle parmi tout le personnel.
- Promouvoir un fort sentiment de communauté.
Gestion et administration:
- Superviser le personnel syndical, les prestataires de services et les entrepreneurs et superviser la qualité du travail effectué.
- Superviser toutes les tâches liées à la paie du syndicat et s'assurer que la paie est soumise en temps opportun.
- Aider le superviseur avec toutes les questions liées aux ressources humaines concernant le personnel syndical, aider avec les CRT au besoin.
- Surveiller et gérer efficacement les demandes de service 310-MAXX pour garantir qu'elles sont complétées conformément aux protocoles de l'entreprise ; obtenir un niveau de satisfaction optimal des résidents.
- Coordonner les tâches de roulement de fin de mois : planification des entrepreneurs et du personnel pour le roulement des suites.
- Assurer l'exploitation efficace et rentable de la propriété en émettant et en suivant les bons de commande et de travail, et en surveillant les dépenses par rapport au budget.
- Compléter l'orientation et la formation approfondies du personnel nouveau et existant conformément à la politique et à la procédure établies.
- Se conformer aux normes régulières en matière d'incendie et de sécurité des personnes, y compris des tests mensuels et des exercices annuels.
- Assurer une connaissance et une compréhension approfondies des procédures d'urgence, y compris l'élimination des incendies, des inondations et des moisissures, pour tout le personnel.
- Tenir à jour tous les journaux et contrôles de sécurité.
- Coordonner les inspections des suites entrantes et sortantes et documenter selon les besoins en collaboration avec les gestionnaires résidents.
- Superviser les commandes de fournitures d'entretien et compléter les inventaires réguliers ; y compris, sans s'y limiter, les fournitures de chiffre d'affaires, les fournitures de réparation et d'entretien occupées, l'inventaire d'alliance et d'outils.
- Connaître et respecter la politique de santé et de sécurité de l'entreprise.
- S'assurer que tous les fournisseurs et entrepreneurs se conforment à la politique de santé et de sécurité établie.
- Assurer une communication efficace avec les résidents, conformément aux attentes des lignes directrices provinciales, lorsque des projets d'immobilisations sont entrepris.
- Participer de temps à autre à des projets spéciaux assignés par le superviseur.
Entretien:
- Avoir une connaissance pratique et une compréhension de tous les systèmes de maintenance (pompes, générateurs de secours, CVC, chaudières, refroidisseurs, piscines, gicleurs, etc.).
- Aider le superviseur à surveiller et contrôler efficacement tous les accès au bâtiment, y compris les serrures à cylindre et les systèmes électroniques.
- Aider le superviseur à effectuer l'entretien général des stationnements, des salles mécaniques, des toits et autres espaces communs.
- Aider le superviseur à superviser les travaux effectués par les entrepreneurs en systèmes d'incendie et de sécurité des personnes pour garantir que l'entretien et les réparations requis sont effectués correctement.
- Aider le superviseur à s'assurer que toutes les portes mécaniques et de sortie sont sécurisées et fonctionnent correctement à tout moment. Des buanderies sécurisées, des zones de loisirs, des vestiaires et d'autres éléments communs sont
Notre histoire : Oxford Properties Group (« Oxford ») est l’un des principaux investisseurs en immobilier, gestionnaires d’actifs et entrepreneurs en affaires à l’échelle mondiale. Il crée, achète et développe des entreprises en exploitation immobilière établies en collaboration avec des équipes de gestion internationales. Fondé en 1960, Oxford et ses sociétés de portefeuille gèrent des actifs représentant au-dessus de 87 milliards de dollars sur quatre continents pour le compte de leurs partenaires d’investissement. Le portefeuille propre à Oxford comprend des bureaux, des entreprises de logistique, des commerces de détail, des résidences multifamiliales, des entreprises en sciences de la vie, des hôtels, les alternatives et crédit dans des villes à fort potentiel, partout dans le monde, et dans des centres à croissance élevée. Oxford détient un capital de source engagée et effectue des investissements thématiques dans de nouvelles perspectives en matière de propriétés, de portefeuilles, de sites en voie d’aménagement, de titres de créance, de valeurs mobilières et de sociétés immobilières en tenant compte du rapport gain/risque. En association avec ses sociétés de portefeuille, Oxford constitue l’un des développeurs les plus actifs au monde, puisqu’il compte plus de 80 projets actuellement en cours dans le monde entier et au sein de toutes les grandes catégories de biens. Oxford appartient à OMERS, le régime de retraite canadien à prestations déterminées pour les employés municipaux de l’Ontario.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur Oxford, consultez le site Web www.oxfordproperties.com
OMERS s’engage à ce que sa main-d’œuvre reflète les collectivités où nous vivons et travaillons. Nous sommes un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous nous engageons à utiliser un processus de recrutement et de sélection sans obstacle. Chez OMERS, l’inclusion et la diversité sont synonymes d’appartenance. C’est grâce à nos employés et à notre vaste réseau de groupes de ressources pour les employés que nous créons un sentiment d’appartenance. Que vous soyez préoccupé par les questions d’identité sexuelle, de fierté ou de minorité visible, nous avons des groupes qui s’efforcent de faire une différence dans tous les aspects de nos vies.
