Independent Living Canada – Employment Opportunity
Position Title: Executive Assistant/Adjoint exécutif
Employment Terms: 1 x FTE – Non-Flexible (37.5 hours/week)
Anticipated start date To be Determined.
Salary to be determined with qualifications
$21.25/hour – $23.50/hour
Founded in 1986, Independent Living Canada (IL Canada) is the national umbrella organization, representing and supporting a network of IL Centres across Canada. IL Canada promotes the Independent Living Philosophy of self-determination and control over one’s own life as independent persons with a disability.
Position Summary:
The Executive Assistant provides administrative and operational support to the National Executive Director of IL Canada as directed. The successful candidate must be bilingual in both Canadian official languages and will provide working support in the same. This role works collaboratively with the National Executive Director, other IL Canada staff, and the IL Canada Board of Directors in a virtual team environment.
Successful candidates must demonstrate the following skills:
- Comfortable, genuine and confident approach
- Superior interpersonal communications skills, both oral and written in both of Canada’s official languages
- Highly developed customer service, problem-solving, organizational and time management skills
- Ability to work effectively in all situations with diplomacy, professionalism, discretion and tact
- Capacity to maintain composure under stress and pressure
- Demonstrate respect for confidentiality with respect to sensitive issues
- Talent to organize and prepare professional documents ranging from general correspondence to extensive reports
- Adept at implementing positive, results-based research and problem solving techniques as required
- Skillful with the effective use of technology to streamline processes
Specific Responsibilities:
- Coordination of all daily administrative operations as directed by and for the National Executive Director.
- Maintains the National Executive Director’s daily agenda, meeting schedule and appointment bookings.
- Prioritizes and responds to communication on behalf of the National Executive Director’s office; determines and takes required actions while ensuring appropriate follow-up.
- Prepare draft internal and external communication documents on behalf of the office of the National Executive Director.
- Coordinate translation of documents and other communication materials.
- Organizes committee meetings, teleconferences and key special events that occur every year including logistical arrangements, prepares related documentation, and drafts agendas.
- Makes arrangements and ensures follow-up for logistical services (travel, conferences, meetings, etc.).
- Provides general office management such as responding to inquiries, controlling information flow, and ordering office supplies.
- Coordinates projects as assigned by the National Executive Director.
- Maintains social media presence and website information updates
- Receives and coordinates accounts payable requests in collaboration with the National Executive Director and bookkeeper.
Technology:
The successful candidate will be expected to elaborate on their ability to leverage industry standard technology and software to enhance their capacity and capability in this role.
Education
- You must be able to articulate how your education and experience will benefit the position directly
- It is desirable for the successful candidate to have:
- Knowledge and familiarity with disability, accessibility and inclusion
- Administrative and/or budgeting experience in a business or nonprofit setting
- Knowledge and proficiency with the use of all technology, specifically: MS Word/Excel, Google Docs and file management
- Proficiency with organization and accurate record keeping
- Specific training will be provided as required
How to Apply:
Submit a well authored cover letter to this posting along with your detailed resume. Your application will not be considered without a cover letter. Your cover letter will demonstrate your understanding of this posting and ability to communicate effectively.
Closing: Applications accepted until May 7, 2023, 12 PM.
Interviews: Only successful applicants will be contacted for interviews
Independent Living Canada (IL Canada) is a national registered charity with over 30 years of history and a national office based out of Ottawa. We lead a nationwide network of independent living centres and community partners in building an inclusive and accessible Canada for persons with disabilities.
Independent Living Canada supports the Government of Canada’s Employment Equity Act. We encourage applications from the four employment equity designated groups: women, Aboriginal peoples, persons with disabilities, and members of visible minorities. IL Canada also supports creating and sustaining a workplace that is equitable and inclusive of the LGBTQ2S+ community and other equity-seeking groups.
Vie autonome Canada – Possibilités d’emploi
Titre du poste : Adjoint exécutif
Conditions d’emploi : 1 x ETP – Non flexible (37,5 heures/semaine)
Date de début prévue: à déterminer
Salaire à être déterminé avec les qualifications
21,25 $/heure – 23,50 $/heure
Fondé en 1986, Vie autonome Canada (VA) est l’organisme-cadre national qui représente et appuie un réseau de centres partout au Canada. VA Canada fait la promotion de la philosophie de vie autonome de l’autodétermination et du contrôle de sa propre vie en tant que personnes en situation de handicaps indépendantes.
Résumé du poste :
L’adjoint exécutif fournit un soutien administratif et opérationnel au directeur exécutif national de Vie autonome Canada, selon les directives. Le candidat retenu doit être bilingue dans les deux langues officielles canadiennes et fournira un soutien fonctionnel dans le même. Ce rôle travaille en collaboration avec le directeur exécutif national, d’autres membres du personnel de VA Canada et le conseil d’administration de VA Canada dans un environnement d’équipe virtuel.
Les candidats retenus doivent démontrer les compétences suivantes :
· Approche confortable, authentique et confiante
· Compétences supérieures en communication interpersonnelle, tant à l’oral qu’à l’écrit dans les deux langues officielles du Canada
· Service à la clientèle hautement développé, résolution de problèmes, compétences organisationnelles et de gestion du temps
· Capacité de travailler efficacement dans toutes les situations avec diplomatie, professionnalisme, discrétion et tact
· Capacité de maintenir le sang-froid sous le stress et la pression
· Faire preuve de respect à l’égard de la confidentialité en ce qui concerne les questions délicates
· Talent pour organiser et préparer des documents professionnels allant de la correspondance générale aux rapports détaillés
· Apte à mettre en œuvre des techniques de recherche et de résolution de problèmes positives et axées sur les résultats, au besoin
· Habile avec l’utilisation efficace de la technologie pour rationaliser les processus
Responsabilités particulières :
· Coordination de toutes les opérations administratives quotidiennes selon les directives du directeur général national et pour celui-ci.
· Maintient l’ordre du jour quotidien, le calendrier des réunions et les prises de rendez-vous du directeur exécutif national.
· Prioritisé et répond à la communication au nom du bureau du directeur exécutif national; détermine et prend les mesures nécessaires tout en assurant un suivi approprié.
· Préparer des ébauches de documents de communication internes et externes au nom du Bureau du directeur exécutif national.
· Coordonner la traduction de documents et d’autres documents de communication.
· Organisez réunions de comités, téléconférences et événements spéciaux clés qui ont lieu chaque année, y compris les arrangements logistiques, prépare la documentation connexe, et rédige des ordres du jour.
· Prend les dispositions et assure le suivi des services logistiques (déplacements, conférences, réunions, etc.).
· Assure la gestion générale du bureau , comme la réponse aux demandes de renseignements, le contrôle de la circulation de l’information et la commande de fournitures de bureau.
· Coordonne les projets assignés par le directeur exécutif national.
· Maintient la présence sur les médias sociaux et les mises à jour de l’information sur le site Web
· Reçoit et coordonne les demandes de comptes créditeurs en collaboration avec le directeur exécutif national et le teneur de livres.
Technologie :
On s’attendra à ce que le candidat retenu développe sa capacité à tirer parti de la technologie et des logiciels standard de l’industrie pour améliorer sa capacité dans ce rôle.
L’éducation
· Vous devez être en mesure d’expliquer comment votre éducation et votre expérience profiteront directement au poste
· Il est souhaitable que le candidat retenu ait :
o Connaissance et familiarité avec le handicap, l’accessibilité et l’inclusion
o Expérience administrative et / ou budgétaire dans un environnement commercial ou à but non lucratif
o Connaissance et maîtrise de l’utilisation de toutes les technologies, en particulier: MS Word / Excel, Google Docs, gestion de fichiers
o Maîtrise de l’organisation et de la tenue de dossiers précis
· Une formation spécifique sera offerte au besoin
Comment présenter une demande :
Soumettez une lettre d’accompagnement bien écrite à cet affichage avec votre résumé détaillé. Votre demande ne sera pas considérée sans lettre d’accompagnement. Votre lettre d’accompagnement démontrera votre compréhension de cet affichage et votre capacité de communiquer efficacement.
À l'attention de Anne MacRae, directrice exécutive nationale
Envoyer un courriel directement à : [email protected]
Clôture : Demandes acceptées jusqu’au dimanche 7 mai 2023, à 12 heures.
Entrevues : Seuls les candidats retenus seront contactés pour des entrevues
Vie autonome Canada (VA Canada) est un organisme de bienfaisance national enregistré avec plus de 30 ans d’histoire et un bureau national basé à Ottawa. Nous dirigeons un réseau national de centres de vie autonome et de partenaires communautaires dans la construction d’un Canada inclusif et accessible pour les personnes vivant en situation de handicap.
Vie autonome Canada appuie la Loi sur l’équité en matière d’emploi du gouvernement du Canada. Nous encourageons les candidatures des quatre groupes désignés par l’équité en matière d’emploi : les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles. VA Canada appuie également la création et le maintien d’un milieu de travail qui est équitable et inclusif pour la communauté LGBTQ2S+ et d’autres groupes en quête d’équité.
Job Type: Full-time
Salary: $21.25-$23.50 per hour
Benefits:
Schedule:
- 8 hour shift
- Monday to Friday
Application question(s):
- Are you bilingual in English and French?
- Please provide us with a covering letter.
Work Location: Remote
Application deadline: 2023-05-14
