We are BLG: Canada’s Law Firm. Our culture is one of vigilance and curiosity, Firm-wide collaboration, unfailing mutual respect and dedication. We pride ourselves on having standout talent and delivering an exceptional client experience.
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Description du poste
Nous recherchons un (1) adjoint à la pratique pour notre département du droit des affaires (Groupe des services financiers). L’adjoint à la pratique coordonnera les travaux pour les autres services de soutien. Ainsi, il déléguera les tâches relatives à production de documents et passera en revue les documents terminés; en outre, il supervisera la gestion des dossiers, le bon déroulement des mandats de photocopie et de numérisation, et le travail administratif en général. Il devra comprendre à fond tous les aspects des exigences des clients et aura à cœur de fournir un service exceptionnel aux avocats et aux clients du cabinet.
Les principales responsabilités associées à ce poste sont les suivantes
Fonctions et responsabilités
- En plus d’appuyer l’avocat ou les avocats à qui il rend compte, l’adjoint à la pratique aide ses collègues immédiats dans son propre service et, lorsque l’occasion s’y prête, les collègues d’autres services
- Assister l’avocat dans la préparation, notification / signification de procédures et pièces et production au dossier de la cour
- Noter les dates des procédures / rappels dans les calendriers Outlook
- Au niveau de l’équipe, les obligations comprennent ce qui suit :
o Aider les autres membres du cabinet de manière proactive et lorsque le chef d’équipe le demande
o Mener à bien toute autre tâche selon les directives des avocats ou du chef d’équipe
Production de documents
- Vérifier la correspondance, les pièces jointes, les documents, les rapports, les présentations, les télécopies, etc. que produit l’équipe affectée à la production de documents avant que ces documents soient transmis à l’avocat compétent; au besoin, apporter les modifications mineures requises
- Taper la correspondance et les courriels confidentiels, urgents ou brefs
- Au besoin, produire et conserver des feuilles de calcul Excel
Communication
- Répondre aux demandes téléphoniques internes et externes, donner l’information requise ou voir à ce que les messages soient transmis aux personnes compétentes en temps voulu
- Surveiller le courrier ou les courriels et prendre les mesures voulues; voir à ce que la correspondance qui concerne un client soit transmise à l’avocat compétent ou à la personne qui le remplace s’il est absent
- Au besoin, communiquer au nom des avocats avec les Services de soutien administratif
- Communiquer avec le chef d’équipe du service quant aux absences prévues, trouver des remplaçants au besoin et communiquer l’information pertinente aux avocats compétents
Gestion de la relation client
- S’occuper activement des besoins des clients et est au fait des contacts/clients
- Saisir, maintenir et actualiser l’information et les détails qui concernent les clients et l’information connexe dans le système des contacts du cabinet
- Répondre aux demandes courantes des clients et aux questions générales qui ont trait à l’administration
- Organiser les rencontres avec les clients
Tâches financières — Facturation
- Aider les avocats quant au processus de facturation et de contrôle du crédit en communiquant avec l’avocat compétent et la Comptabilité, et produire, au moyen du système, des rapports standard de facturation provisoire
- Au besoin, faire des demandes de chèques, des virements bancaires et des versements
- Envoyer les factures aux clients, avec les pièces justificatives appropriées
- Coordonner/effectuer des recherches sur les conflits d'intérêts
Tâches administratives
- Gérer les agendas en veillant à ce qu’ils soient à jour et rappeler aux avocats leurs réunions quotidiennes
- Organiser les réunions et réserver les salles de conférence
- S’occuper des réservations pour les déplacements et d’autres détails avec l’aide des équipes de soutien
- Voir à l’ouverture et à la fermeture des dossiers, et superviser les procédures pour s’assurer qu’on respecte les diverses exigences en matière de classement et de consignation
Principales exigences
- Diplôme d'assistant juridique ou expérience équivalente
- Parfaitement bilingue en français et en anglais, écrit et parlé
- Minimum 3 ans d'expérience juridique
- Expérience en litige obligatoire
- Maîtrise de MS Office (excellente connaissance des fonctions avancées de Word)
- Capacité de communiquer de façon professionnelle avec les clients et les avocats
- Capacité d'interagir professionnellement avec les clients et tous les membres du cabinet
- Solides capacités d'organisation et de gestion du temps
- Personnalité soucieuse du détail avec de bonnes compétences en correction d'épreuves
- Capacité à effectuer plusieurs tâches en même temps
- Capacité à suivre les instructions avec un minimum de supervision et à prendre des initiatives
- Capable d'établir des priorités tout en conservant une certaine souplesse
- Un esprit d'équipe avec d'excellentes aptitudes en relations interpersonnelles
Purpose of Role
We are looking for one (1) Practice Assistant to join our business law team (Financial Services Group). They will act as workflow coordinator for other support services. This includes delegating document production tasks and reviewing completed documents, as well as overseeing records management, photocopying, scanning and general administrative tasks. They must have a thorough understanding of all aspects of client needs and be committed to providing exceptional service to the firm's lawyers and clients.
The key responsibilities of this role are:
Responsibilities
- In addition to providing support to the lawyer(s) to whom they report, provide assistance to their immediate colleagues in the department and, where practical, other departments
- Assist the lawyer in the drafting, service of proceedings and exhibits and filing with the court
- Add proceedings dates and reminders in Outlook calendars
- Team duties will include:
o Assist other members of the firm, both proactively and at the request of the Team Leader
o Perform any other duties as requested by the Lawyers or Team Leader
Document Production
- Check correspondence, attachments, documents, reports, presentations, faxes, etc. produced by the Document Production team before they are passed to the relevant lawyer and undertake basic/minor amendments where appropriate
- Type urgent/short/confidential correspondence and emails
- Produce and maintain Excel spreadsheets as required
Communication
- Take internal and external telephone queries, responding as appropriate and/or ensuring that all messages are passed on in a timely manner
- Monitor mail and/or e-mails and take appropriate action; ensure that all client-related correspondence is passed on to the appropriate lawyer or to another relevant person if they are out of the office
- Liaise with administrative support departments on behalf of lawyers as required
- Liaise with the department’s Team Leader over any planned absences, arranging cover as necessary and communicating this to the relevant lawyers
Client relationship management
- Actively take part in the care of clients and be wholly familiar with contacts/clients
- Enter, maintain and update client details and relevant information in the firm’s contacts system
- Deal with basic client queries and general administration
- Arrange client meetings
Financial – Billing
- Assist lawyers in the billing and credit control process by liaising with the lawyer and Accounting and to produce standard prebills through the system
- Request cheques, bank transfers and paying in money received, as appropriate
- Send invoices to clients, with relevant supporting documentation
- Coordinate or conduct research on conflicts of interest
Administrative Tasks
- Manage calendars, ensuring they are up to date and reminding lawyers of meetings etc. on a daily basis
- Schedule meetings and book boardrooms
- Arrange for travel bookings and related details through the support teams
- Arrange for files to be opened and closed, supervise general filing requirements and record keeping
Key Competencies
- Legal Assistant diploma or equivalent experience
- Fully bilingual in French and English, both written and spoken
- 3+ years of legal experience
- Litigation experience
- Proficiency with MS Office (excellent knowledge of advanced functions in Word)
- Ability to communicate in a professional manner with clients and lawyers
- Ability to interact professionally with clients and all members of the Firm
- Strong organizational and time-management skills
- Attention to detail and solid proofreading skills
- Ability to multitask
- Ability to follow instructions with minimal supervision and to show initiative
- Ability to set priorities while being flexible
- Team player with excellent interpersonal skills
BLG is committed to building and fostering a workplace that is reflective of our communities, where all firm members feel included, valued, and heard. We welcome applications from all qualified candidates but acknowledge the systemic and structural barriers that have, historically, marginalized and barred certain groups from accessing employment opportunities. As part of our commitment to removing barriers to employment, we strongly encourage applications from members of these historically marginalized groups including, but not limited to, Indigenous peoples, racialized individuals, members of the LGBTQ+ community, people with disabilities and women. Accommodations are available, upon request, in all aspects of the recruitment process.
